Blog

June 27, 2017

Организация архивного хранения документов в организации

организация архивного хранения документов в организации

Организация архивного хранения документов— это сложный процесс, имеющий множество нюансов. Профессиональный архив представляет собой продуманную систему с надежной современной инфраструктурой. На каждом этапе работы с документами, от регистрации до выдачи справок, соблюдается строгая последовательность действий и ведется постоянный учет. Требования к хранению документов Правильная организация архивного хранения документов невозможна без использования современных стеллажей и архивных коробов, постоянного поддержания идеального порядка, наличия системы охраны и учета документов. Для обеспечения сохранности документации необходимо соблюдать противопожарный, температурно-влажностный, световой и санитарно-гигиенический режимы. Температура в помещении должна поддерживаться на уровне 17-19˚, а влажность воздуха – 50-55%.

Организация архивного хранения документов

Инфоinfo
СОВЕТ. Рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации (п.

3.7.25
Вниманиеattention
Основных правил). Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника — представителя структурного подразделения. Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива.

Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.
Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.
Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей.

При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Архив на предприятии: организация хранения документов

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

  1. безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
  2. в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
  3. в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
  4. не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
  5. в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований.

Порядок хранения документов: комплексный подход

Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг. Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.
Архив предприятия может функционировать на правах: 1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения; 2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации.
В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Сделать запрос сейчас

Нормативное регулирование архивного хранения документов Порядок процедур и сроки хранения документации строго регламентируются национальным законодательством. Российские субъекты хозяйствования руководствуются Законами (в частности, «Об архивном деле» №125-ФЗ от 22.10.2004 года, «Об электронной подписи» №63-ФЗ от 06.04.2011), оговаривающими фундаментальные положения и процедуры, а также текущими правилами Росархива, приказами и распоряжениями Министерства Финансов РФ.

Например, по времени хранения все документы делят на две части: временное — до 10 лет и более 10 лет, постоянное — 75 лет. Чтобы организовать архивное хранение документов из второй группы, необходимо пользоваться услугами официальных учреждений.

Это государственные архивы, к которым организации-фондообразователи «прикреплены» в качестве источников комплектования.

Uncategorized
About leon

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *